Kako formatirati rad u Wordu

Formatiranje rada je posao od dvadeset minuta ako se radi kako treba, i posao od pola dana ako se radi ručno. Razlika je u jednoj stvari: da li koristiš stilove ili kucaš sve rukom.

Ovaj tekst je redosled koji funkcioniše. Svaki korak ima svoj detaljan vodič.

Napomena o nazivima: komande su navedene onako kako se zovu u engleskoj verziji Worda, jer je ona najrasprostranjenija. U verziji na srpskom se nazivi razlikuju, a u starijim verzijama i u Wordu za Mac neke opcije stoje na drugom mestu. Logika je svuda ista — traži karticu, ne tačan naziv dugmeta.

Redosled je važan

Ako formatiranje radiš usput, dok pišeš, izgubićeš vreme dvaput. Ako ga radiš na kraju, ali ručno, izgubićeš vreme još više. Ispravan redosled je:

1. Piši tekst bez ikakvog formatiranja, samo označi naslove stilovima
2. Kad je tekst gotov, podesi stranu — margine, font, prored
3. Podesi izgled stilova naslova
4. Ubaci prelome i numeraciju stranica
5. Generiši sadržaj
6. Sredi tabele, slike i fusnote
7. Izvezi u PDF

Razlog za ovaj redosled je jednostavan: svaki naredni korak zavisi od prethodnog. Sadržaj se pravi iz stilova, pa stilovi moraju postojati pre njega. Brojevi strana zavise od margina i proreda, pa se sadržaj generiše tek kad je strana podešena. Ako obrneš redosled, svaki korak poništava prethodni.

Podešavanje strane

Prvo ide izgled stranice, jer se sve ostalo prelama u odnosu na njega.

Ovo su najčešće vrednosti, ne pravilo. Uputstvo tvog fakulteta ili škole je merodavno — na primer, Ekonomski fakultet u Beogradu za seminarske traži margine 2,5 cm i prored 1, dok mnogi drugi fakulteti traže prored 1,5.

Gde se šta nalazi:

• Margine i format — kartica Layout, dugme Margins i Size. Za sopstvene vrednosti ide se na Custom Margins.
• Font — kartica Home, ali ne menjaj ga na izabranom tekstu, nego u stilu Normal. Tako se promeni u celom dokumentu odjednom, uključujući delove koje ćeš tek napisati.
• Prored i poravnanje — kartica Home, mali ugao u odeljku Paragraph otvara prozor sa svim podešavanjima pasusa.

Pojedinačno o svakom podešavanju: margine, font i veličina slova, prored, poravnanje i uvlačenje.

Jedna navika koja štedi najviše vremena

Uključi prikaz nevidljivih znakova — dugme ¶ na kartici Home. Odjednom vidiš prazne pasuse, ručne prelome reda, tabulatore i višestruke razmake. Skoro svaki problem sa prelomom u studentskom radu ima uzrok koji se vidi tek kad se ti znaci prikažu.

Stilovi naslova su ceo trik

Ovo je jedina stvar koju treba da zapamtiš iz celog teksta: ne formatiraj naslove ručno.

Kada naslov poglavlja označiš kao Heading 1, a podnaslov kao Heading 2, Word zna da je to naslov. Iz toga zatim dobijaš, besplatno i automatski:

• sadržaj koji se sam pravi i sam ažurira brojeve strana
• numeraciju poglavlja koja se sama preračunava kad dodaš novo
• navigaciju kroz dokument u levoj traci (View → Navigation Pane)
• konzistentan izgled svih naslova, koji menjaš na jednom mestu

Ako naslove formatiraš ručno — podebljaš, povećaš font, centriraš — ništa od toga ne dobijaš, a izgled se razlikuje od naslova do naslova.

Primer razlike, na radu od dvadeset strana: mentor traži da svi naslovi poglavlja budu 14 pt umesto 16 pt. Sa stilovima je to jedna izmena stila Heading 1 i gotovo je za deset sekundi. Bez stilova je dvanaest odvojenih izmena, od kojih ćeš na jednu zaboraviti — i to je tačno ona koju će mentor primetiti.

Stil se ne menja tako što promeniš jedan naslov pa ga kopiraš. Klikne se desnim tasterom na stil u galeriji stilova i izabere Modify; tu se podešavaju font, veličina, razmak pre i posle, i da li naslov počinje na novoj strani.

Postupak je u vodiču stilovi naslova u Wordu, a numeracija poglavlja u numeraciji poglavlja.

Prelomi i numeracija stranica

Skoro sva uputstva traže isto: naslovna strana se ne numeriše, a brojanje počinje od uvoda. To se ne radi tako što obrišeš broj sa prve strane — radi se prelomom sekcije.

Redosled je uvek isti:

1. Kursor na kraj naslovne strane, pa Layout → Breaks → Next Page. To je prelom sekcije, ne prelom strane.
2. Isto posle sadržaja, ako se ni sadržaj ne numeriše.
3. Dupli klik u podnožje uvoda, pa se isključi Link to Previous. Dok je ta veza uključena, svaka izmena u jednoj sekciji menja i sve ostale.
4. Insert → Page Number, izabere se položaj.
5. Format Page Numbers → Start at, i upiše se broj koji uputstvo traži.

Treći korak je onaj koji se preskoči, pa se brojevi pojave i na naslovnoj strani. Ako se to desilo, veza sa prethodnom sekcijom je i dalje uključena.

Za prelom na novu stranu unutar teksta — na primer, svako poglavlje počinje na svojoj strani — ne pritiskaj Enter dvadeset puta. Koristi Ctrl+Enter, ili u stilu naslova uključi opciju da poglavlje počinje na novoj strani.

Detaljno u tekstovima numeracija stranica u Wordu, kako numerisati stranice od uvoda, prelom stranice i sekcije i zaglavlje i podnožje.

Sadržaj

Sadržaj se generiše iz stilova naslova, jednim klikom, i ažurira se jednim klikom kad god nešto dodaš. Ručno kucan sadržaj je garantovana greška, jer se brojevi strana menjaju pri svakoj izmeni, a ti ćeš zaboraviti da ih ispraviš.

Postupak: kursor na mesto gde sadržaj treba da stoji, pa References → Table of Contents → Automatic Table 1. Za kontrolu nad brojem nivoa ide se na Custom Table of Contents.

Ako ti se sadržaj generiše prazan, to znači da naslovi nisu označeni stilovima — vrati se na prethodni korak. Postupak je u vodiču automatski sadržaj u Wordu.

Tabele, slike i fusnote

Tri stvari koje se najčešće rade pogrešno:

Tabele se numerišu i imaju naziv iznad, a izvor ispod. Numeracija ide redom kroz rad. Kako formatirati tabele u radu.

Slike se numerišu i imaju potpis ispod, sa izvorom. Ako je slika tvoja, to se takođe navodi. Slike u radu i potpisi.

Fusnote se ubacuju funkcijom za fusnote (References → Insert Footnote), nikad ručno kucanim brojem u superskriptu. Word ih onda sam numeriše i prelama. Kako ubaciti fusnotu u Wordu.

Nazivi tabela i slika se ne kucaju kao običan pasus, nego se ubacuju preko References → Insert Caption. Razlog je isti kao kod naslova: iz tih potpisa se posle automatski pravi spisak tabela i slika, a numeracija se sama preračunava kad ubaciš novu tabelu u sredinu rada.

Ako rad ima više tabela i slika, mnogi fakulteti traže i njihov spisak posle sadržaja — i on se pravi automatski, preko References → Insert Table of Figures. Spisak tabela i slika.

Kopiran tekst je najčešći uzrok haosa

Kada kopiraš iz PDF-a ili sa sajta, sa tekstom dolazi i njegovo formatiranje — drugi font, druga veličina, čudni prelomi redova. Posle pet takvih kopiranja dokument ima šest različitih fontova.

Rešenje je da lepiš kao čist tekst: Ctrl+Shift+V, ili desni klik pa opcija Keep Text Only u meniju za lepljenje. Ako je haos već nastao, pomaže da se izabere ceo tekst i primeni stil Normal, pa da se naslovi ponovo označe.

Kopiranje iz PDF-a nosi još jedan problem: na kraju svakog reda ostaje ručni prelom, pa se pasus ne prelama sam. Ti prelomi se vide kad uključiš prikaz nevidljivih znakova i uklanjaju se zamenom kroz Find and Replace.

Kako se to radi i kako se popravlja dokument u kom je već nastao haos — u tekstu kako srediti kopiran tekst u radu.

Izvoz u PDF i predaja

Većina fakulteta traži PDF, jer se Word dokument drugačije prelama na drugom računaru. Izvozi preko opcije za izvoz ili čuvanje kao PDF, pa otvori PDF i prolistaj ga — tu se vide prelomi koje u Wordu nisi primetio.

Pre izvoza uradi tri stvari, tim redom:

1. Ažuriraj sadržaj i spisak tabela — klik u sadržaj, pa Update entire table.
2. Prođi kroz dokument i ukloni prazne strane koje su ostale posle preloma.
3. Proveri da fusnote nisu presečene i da nijedna tabela ne počinje na dnu strane sa jednim redom.

Postupak i najčešći problemi: kako sačuvati Word kao PDF. Kako se imenuje fajl koji šalješ profesoru — kako imenovati i poslati fajlove rada. Šira lista provere pre nego što rad ode: šta proveriti pre predaje rada.

Najčešći problemi i šta ih izaziva

Sitnice koje popravljaju utisak

• Ukloni prazne strane koje ostanu posle preloma — kako ukloniti praznu stranu
• Uključi proveru pravopisa na srpskom, ako je imaš — provera pravopisa na srpskom
• Odluči pismo i budi dosledan kroz ceo rad — latinica i ćirilica u radu
• Čuvaj verzije, da ti se rad ne izgubi dan pre predaje — kako ne izgubiti rad
• Ako si delove pisao u odvojenim dokumentima, spoji ih tako da stilovi prežive — kako spojiti više Word dokumenata