Kako spojiti više Word dokumenata
Kako se više Word fajlova spaja u jedan dokument, kako se sređuje formatiranje posle spajanja i zašto je bolje pisati rad u jednom fajlu.
Kratak odgovor
Fajlovi se spajaju preko Insert pa Object pa Text from File, čime se ceo sadržaj ubacuje na mesto kursora. Posle spajanja se ujednačavaju font i prored, ponovo primenjuju stilovi naslova i tek onda generiše sadržaj.
Spajanje dokumenata je najčešće potrebno kod grupnih radova ili kad si poglavlja pisao u zasebnim fajlovima. Kopiranje i lepljenje radi, ali donosi haos u formatiranju — postoji bolji način.
Način 1: ubacivanje teksta iz fajla
Ovo je pravi način i ne traži otvaranje drugih dokumenata.
- Otvori dokument u koji spajaš
- Klikni na mesto gde tekst treba da se ubaci
- Kartica Insert → strelica pored Object → Text from File
- Izaberi fajl (ili više njih, sa Ctrl)
- Insert
Word ubacuje ceo sadržaj, sa formatiranjem. Redosled biranja fajlova određuje redosled ubacivanja.
Način 2: kopiranje i lepljenje
Radi za kraće delove, ali pazi kako lepiš:
- Keep Source Formatting — zadržava izgled iz izvornog fajla; obično donosi neusklađenost
- Merge Formatting — prilagođava se ciljnom dokumentu; najčešće pravi izbor
- Keep Text Only — lepi čist tekst bez formatiranja; najsigurnije ako ćeš ionako sve formatirati
Za spajanje poglavlja iz grupnog rada je Merge Formatting obično najbolji izbor.
Način 3: master dokument
Word ima i treći mehanizam — Outline pa Show Document pa Insert — kojim poglavlja ostaju zasebni fajlovi, a glavni dokument ih samo povezuje.
Zvuči kao idealno rešenje za grupni rad, ali u praksi pravi više problema nego što rešava. Veza se prekine čim se neki od povezanih fajlova premesti ili preimenuje, a numeracija i sadržaj umeju da se ponašaju nepredvidivo kod svakog otvaranja.
Za studentski rad master dokument nije potreban. Smislen je u obimnim publikacijama sa više desetina poglavlja, gde je veličina jednog fajla stvarni problem.
Šta se sređuje posle spajanja
Spojen dokument gotovo uvek traži sređivanje. Redosled:
1. Ujednači font i prored. Ctrl+A, postavi font i veličinu, pa prored.
2. Ponovo primeni stilove naslova. Ovo je ključno — različiti autori su naslove verovatno formatirali različito, a možda i ručno. Stilovi naslova u Wordu.
3. Proveri prelome sekcije. Ubačeni dokumenti donose svoje sekcije, pa numeracija ume da se pokvari. Prelom stranice i sekcije.
4. Ujednači numeraciju naslova. Ako je svako poglavlje bilo numerisano od 1, sada ih treba povezati sa višenivovskom listom.
5. Sredi fusnote. Ako su delovi imali fusnote, one se prenumerišu — proveri da su na pravim mestima.
6. Generiši sadržaj na kraju, tek kad je sve ostalo sređeno.
Koji način za koju situaciju
| Situacija | Način |
|---|---|
| Poglavlja u zasebnim fajlovima, isti program | Text from File |
| Jedan pasus ili tabela iz tuđeg rada | lepljenje sa Merge Formatting |
| Tekst iz PDF-a ili sa sajta | lepljenje kao čist tekst, pa formatiranje |
| Delovi iz Google Docs-a ili LibreOffice-a | izvoz u .docx, provera, pa Text from File |
| Prilozi koji su već PDF | spajanje tek posle izvoza rada u PDF |
Ako se ista dva fajla spajaju više puta jer se poglavlja i dalje menjaju, to je znak da je prerano za spajanje. Spaja se kad su delovi sadržajno gotovi, ne dok se još piše.
Konkretan primer: četiri poglavlja u jedan rad
Uobičajena situacija: uvod, dva poglavlja i zaključak stoje u četiri fajla, pisalo ih je dvoje ljudi, rok je sutra.
- Napravi nov prazan dokument i sačuvaj ga pod konačnim imenom rada. Ne spajaj u fajl koji je nečije poglavlje — tako se lakše vraćaš unazad ako nešto pođe naopako.
- U prazan dokument prvo postavi podešavanja: format strane, margine, font i prored. Sve što se posle ubaci lakše se povinuje zatečenom.
- Ubacuj fajlove redom, jedan po jedan, i posle svakog pogledaj kraj dokumenta — tu se vidi da li je stigao višak praznih pasusa ili prelom koji ne treba.
- Obriši prelome sekcije koje su fajlovi doneli sa sobom, ako ti ne služe ničemu.
- Ctrl+A, pa font, veličina i prored na tražene vrednosti.
- Prođi kroz naslove i svakom dodeli odgovarajući stil, po nivoima.
- Tek na kraju numeracija strana, sadržaj i spisak tabela i slika.
Šesti korak traje najduže i ne može da se preskoči: bez stilova se sadržaj ne generiše, koliko god naslovi izgledali kao naslovi.
Šta se pokvari, a ne primeti se odmah
Posle spajanja rad izgleda gotovo, a četiri stvari po pravilu nisu:
- Numeracija strana. Ako je ubačeni fajl doneo svoju sekciju sa svojim podnožjem, brojanje na tom mestu kreće iz početka. Numeracija stranica u Wordu.
- Potpisi tabela i slika. Kad su u izvornim fajlovima bili automatski, posle spajanja ume da postoje dve „Tabela 1”. Potpisi tabela i slika.
- Unakrsne reference. Poziv tipa „videti Tabelu 3” prenosi se kao greška ako je pokazivao na nešto iz drugog fajla. Unakrsne reference u Wordu.
- Spisak literature. Ako je svako vodio svoj, sada ih ima tri, sa ponovljenim jedinicama i sa tri različita načina pisanja.
Brza provera: posle spajanja pritisni Ctrl+A, pa F9. Time se osvežavaju sva polja u dokumentu, pa pokvarene reference isplivaju odmah, a ne na odštampanom primerku.
Ako delovi nisu iz istog programa
Kad je neko pisao u Google Docs-u ili LibreOffice-u, postupak je isti, ali sa jednim korakom više.
Izvezi taj deo u .docx, otvori ga u Wordu i pogledaj ga pre spajanja. Tekst i osnovno formatiranje se prenose pouzdano; stilovi naslova umeju da dobiju druga imena, a razmaci pre i posle pasusa da se ne poklope sa ostatkom rada.
Ako se dokument otvori u režimu kompatibilnosti — piše u naslovnoj traci — sačuvaj ga kao noviji .docx pre spajanja, jer se u tom režimu neke opcije formatiranja ne ponašaju isto.
Rad u jednom deljenom dokumentu od početka sve ovo izbegava: Google Docs za pisanje rada.
Ako treba spojiti PDF, a ne Word
Dešava se da su neki delovi već izvezeni u PDF — najčešće prilozi, skenirana saglasnost ili obrazac sa pečatom.
Tada se ne spaja u Wordu. Rad se prvo završi i izveze u PDF, pa se PDF fajlovi spoje zasebno. Redosled je bitan: sve što ulazi u numeraciju i u sadržaj mora da bude u glavnom dokumentu, a u PDF se dodaju samo prilozi koji nose sopstvenu oznaku i ne moraju da se poklope sa brojevima strana.
Kako se izvozi, sa proverom fontova i slika pre toga: kako sačuvati Word kao PDF.
Zašto je bolje pisati u jednom fajlu
Spajanje je posao od nekoliko sati kod dužih radova. Pisanje u jednom dokumentu od početka to potpuno izbegava.
Prednosti jednog fajla:
- sadržaj i numeracija rade od prvog dana
- fusnote su neprekidno numerisane
- nema neusklađenog formatiranja
- lakše se pretražuje
Ako te brine veličina fajla: Word bez problema radi sa radovima od sto strana. Problem nastaje tek sa stotinama slika visoke rezolucije.
Za grupne radove
Bolje rešenje od spajanja na kraju je rad u jednom deljenom dokumentu — na Google Docs ili u Wordu preko OneDrive-a.
Svi vide istu verziju, nema pitanja koja je poslednja, i nema spajanja na kraju.
Ako se ipak radi odvojeno, dogovorite formatiranje unapred: font, veličina, prored, stilovi naslova. To pretvara spajanje iz nekoliko sati u petnaest minuta.
Detaljno: grupni seminarski rad.
Ako dokumenti imaju različite margine
Ubačeni dokument zadržava svoje margine ako je došao sa prelomom sekcije.
Rešenje: obriši prelome sekcije koji ti ne trebaju, pa postavi margine za ceo dokument odjednom (Ctrl+A → Layout → Margins → Custom → Apply to: Whole document).
Sačuvaj kopiju pre spajanja
Spajanje je operacija koja ume da pokvari formatiranje na načine koje je teško vratiti.
Sačuvaj kopiju svakog fajla pre nego što počneš, i radi na kopiji glavnog dokumenta. Kako ne izgubiti rad.
Najčešće greške
- Lepljenje sa Keep Source Formatting, pa šest fontova u dokumentu
- Sadržaj generisan pre sređivanja
- Nesređeni prelomi sekcije, pa numeracija skače
- Nema rezervne kopije pre spajanja
- Naslovi formatirani ručno u pojedinim delovima