Unakrsne reference u Wordu
Kako se u Wordu upućuje na tabelu, sliku ili poglavlje tako da se broj sam ažurira kad se nešto doda ili obriše, i šta raditi kad referenca pukne.
Ako u radu piše „kao što je prikazano u Tabeli 3”, a ti posle ubaciš novu tabelu pre nje, ta rečenica postaje netačna. Tabela je sada četvrta, a u tekstu i dalje stoji tri.
Unakrsna referenca rešava taj problem: umesto da broj ukucaš, Word ga umetne kao polje koje zna na šta pokazuje. Kad se numeracija promeni, broj se ažurira sam.
Funkcija se nalazi na kartici References → Cross-reference. Uslov za njen rad je da tabele i slike imaju potpise umetnute preko Insert Caption, a ne ručno otkucane.
Prvo potpisi, pa reference
Redosled se ne može preskočiti. Word može da uputi samo na ono što prepoznaje kao numerisan element.
Postupak za jednu tabelu:
- Klikni u tabelu ili je označi.
- References → Insert Caption.
- U polju Label izaberi Table (za slike Figure), ili napravi svoju oznaku preko New Label — na primer „Tabela” i „Slika”, ako rad pišeš na srpskom.
- U polju Caption dopiši naziv iza broja.
- U Position izaberi da li ide iznad ili ispod elementa.
Uobičajeno je da potpis tabele stoji iznad tabele, a potpis slike ispod slike — ali proveri uputstvo predmeta, jer se prakse razlikuju. Detaljno o tome šta u potpis ide: potpisi tabela i slika.
Kad su svi potpisi umetnuti ovako, broj se u njima takođe ažurira sam — ubacivanje nove tabele u sredinu preraspoređuje numeraciju svih narednih.
Kako se umeće referenca
- U tekstu otkucaj rečenicu do mesta gde treba broj: Podaci su prikazani u .
- References → Cross-reference.
- U Reference type izaberi Table (ili Figure, ili Heading).
- U Insert reference to izaberi šta tačno hoćeš da se ispiše.
- U listi ispod izaberi konkretnu tabelu.
- Klikni Insert, pa Close.
Prozor ostaje otvoren dok ne pritisneš Close, pa možeš da umetneš više referenci zaredom — pomeriš kursor, izabereš drugu stavku i opet Insert.
Ono što se ispiše zavisi od izbora u koraku 4:
| Izbor u Insert reference to | Šta se ispiše u tekstu |
|---|---|
| Entire caption | Tabela 3: Struktura troškova |
| Only label and number | Tabela 3 |
| Only caption text | Struktura troškova |
| Page number | broj strane na kojoj je element |
| Above/below | reč „above” ili „below” |
Za uobičajeno pozivanje u tekstu koristi se Only label and number. Cela rečenica onda izgleda ovako: Podaci su prikazani u Tabeli 3. Padež se dopisuje ručno oko polja — Word ne menja oblik reči, pa ako ti smeta „u Tabela 3”, izaberi Only label and number, obriši reč iz polja i ostavi samo broj, ili rečenicu formuliši tako da nominativ prolazi: (Tabela 3).
Najsigurnije rešenje za srpski jezik je upravo poziv u zagradi. Izbegava padeže, a radi isto.
Na šta sve može da uputi
- Tabele i slike — najčešća upotreba
- Naslovi poglavlja (Reference type: Heading) — radi samo ako su naslovi formatirani stilovima Heading 1, 2, 3; ako su „naslovi” ručno podebljan tekst, Word ih ne vidi. O tome: stilovi naslova u Wordu
- Numerisane stavke u listi
- Fusnote i endnote — kad se na istu napomenu pozivaš dvaput
- Obeleživači (Bookmark), za mesta koja nisu ni naslov ni potpis
Upućivanje na poglavlje je korisno u dužim radovima: više o tome u poglavlju 3.2 ostaje tačno i kad se poglavlja preurede. Ako numeracija poglavlja nije podešena kako treba, prvo to reši: numeracija poglavlja.
Ažuriranje
Reference se ne ažuriraju same u realnom vremenu. Osvežavaju se pri štampi i na komandu.
Ručno osvežavanje celog dokumenta:
- Ctrl+A — označi sve
- F9 — ažuriraj polja
Na laptopu sa funkcijskim tasterima može biti potrebno Fn+F9. Za jednu referencu dovoljno je da klikneš na nju i pritisneš F9.
Ovo isto osvežava i automatski sadržaj i spisak tabela, pa se isplati uraditi kao poslednji korak pre predaje, posle svake veće izmene. Redosled završnih radnji: šta proveriti pre predaje rada.
Ako polja u tekstu izgledaju kao sivo osenčen tekst, to je normalno — senčenje se vidi samo na ekranu i ne štampa se.
Kako se poziv na tabelu piše u tekstu
Tehnika je jedna stvar, a ono što se od poziva očekuje u akademskom tekstu druga. Tri pravila koja važe bez obzira na to da li si referencu umetnuo ili otkucao:
- Svaka tabela i slika moraju biti pomenute u tekstu. Element koji se nigde ne poziva deluje kao da je upao slučajno. Poziv ide pre samog elementa, u pasusu iznad.
- Poziv nije opis. Rečenica „u Tabeli 3 prikazani su podaci” ne govori ništa. Bolje: Najveći udeo imaju troškovi držanja, oko 21 odsto ukupnih (Tabela 3).
- Broj se piše velikim početnim slovom kad stoji uz oznaku: Tabela 3, Slika 2. U zagradi se skraćivanje ne preporučuje — piše se cela reč.
Isti princip važi i za upućivanje na poglavlje: poziv ima smisla samo ako čitaocu kaže zašto da ode tamo, a ne samo da nešto postoji.
Kad referenca pukne
Poruka „Error! Reference source not found.” znači da je element na koji je referenca pokazivala obrisan ili da mu je uklonjen potpis.
Šta uraditi:
- Nađi grešku pretragom reči Error.
- Obriši celo polje — označi ga i pritisni Delete.
- Proveri da element na koji si hteo da uputiš i dalje ima potpis umetnut preko Insert Caption.
- Umetni referencu ponovo.
Druga česta situacija: broj se ne menja iako si dodao tabelu. Skoro uvek znači da nisi pritisnuo F9, ili da novi potpis nije umetnut preko Insert Caption nego otkucan ručno. Drugi slučaj se rešava tako što obrišeš ručni potpis i umetneš pravi.
Treća: kopiranjem teksta iz drugog dokumenta prenela su se polja koja pokazuju na elemente iz tog dokumenta. Rešenje je da referencu obrišeš i napraviš novu u svom radu. Kako se dokumenti spajaju bez ovakvih problema: kako spojiti više Word dokumenata.
Šta ovo omogućava dalje
Kad su svi potpisi umetnuti preko Insert Caption, dobijaš još dve stvari bez dodatnog posla:
- spisak tabela i slika se pravi automatski, preko References → Insert Table of Figures — spisak tabela i slika
- sadržaj rada se pravi po istom principu, iz stilova naslova — automatski sadržaj u Wordu
Zato se ovaj deo formatiranja isplati podesiti rano, dok rad ima dve tabele, a ne pred predaju, kad ih ima dvanaest.
Kad ovo nije potrebno
Za rad od osam strana sa jednom tabelom, ručno otkucan broj je sasvim u redu. Unakrsne reference se isplate kad rad ima bar četiri-pet numerisanih elemenata ili kad znaš da ćeš ga prepravljati — a rad vraćen na doradu se prepravlja gotovo uvek: rad vraćen na doradu.
Poslednja napomena: pre nego što rad snimiš kao PDF, uradi Ctrl+A pa F9. PDF pamti ono što je u tom trenutku na ekranu, pa neažurirana referenca ostaje netačna zauvek — kako sačuvati Word kao PDF.