Kako napisati mejl profesoru
Kako se piše mejl profesoru: naslov, oslovljavanje, sadržaj i potpis, sa gotovim primerima za konsultacije, slanje rada i molbu za pomeranje roka.
Mejl profesoru ima jednostavna pravila, a greši se u istim stvarima: nema naslova, nema potpisa, i ne zna se šta se traži.
Ceo mejl staje u četiri elementa: naslov koji kaže o čemu je reč, oslovljavanje sa zvanjem i prezimenom, najviše tri pasusa sa jednim konkretnim pitanjem ili molbom, i potpis sa brojem indeksa. Ako sva četiri postoje, mejl je dobar bez obzira na to koliko je lepo napisan.
Ispod su gotovi obrasci za situacije koje se najčešće javljaju — konsultacije, slanje verzije rada, kašnjenje, pitanje o temi — i lista onoga zbog čega mejlovi ostaju bez odgovora.
Struktura
1. Naslov mejla — predmet, o čemu je reč, tvoje ime
Marketing — konsultacije za seminarski rad, Marko Petrović 2021/0123
Profesor koji primi četrdeset mejla dnevno sortira po naslovu. „Pitanje” i „Pozdrav” nisu naslovi.
2. Oslovljavanje — puno zvanje i prezime
Poštovani profesore Jovanoviću, Poštovana profesorka Jovanović,
Ako je docent ili asistent, „Poštovani docente” ili „Poštovani kolega” — zavisi od prakse. Ako nisi siguran, „Poštovani profesore” prolazi.
3. Sadržaj — kratko i konkretno, najviše tri pasusa
4. Potpis — ime, prezime, broj indeksa, studijski program, grupa
Poslednja stavka je obavezna. Profesor te ne pamti po mejl adresi.
Šta ide u koji deo — pregled
| Deo | Dužina | Šta mora da sadrži |
|---|---|---|
| Naslov | do desetak reči | predmet, povod, ime |
| Oslovljavanje | jedan red | zvanje i prezime, zarez |
| Prvi pasus | 1–2 rečenice | ko si i povodom čega pišeš |
| Drugi pasus | 2–4 rečenice | konkretna molba ili pitanje |
| Treći pasus | 1 rečenica | ponuda termina ili zahvalnost |
| Potpis | 2 reda | ime, indeks, program, godina |
Ako ti mejl ne staje u ovu tabelu, verovatno pišeš nešto što se rešava na konsultacijama, a ne mejlom.
Primer: molba za konsultacije
Naslov: Menadžment — molba za termin konsultacija, Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore Jovanoviću,
student sam treće godine na studijskom programu Menadžment i pišem seminarski rad iz Vašeg predmeta.
Imam dva pitanja u vezi sa obimom rada i izborom izvora i molim Vas za termin konsultacija. Mogu da dođem u redovnom terminu u sredu od 12 do 14 časova, a odgovara mi i bilo koji drugi termin koji Vama više prija.
Unapred hvala.
S poštovanjem, Marko Petrović br. indeksa 2021/0123, Menadžment, treća godina
Ono što ovaj mejl radi dobro: kaže koliko pitanja ima i nudi termin, umesto da pita „kada imate vremena”.
Primer: molba za mentorstvo
Naslov: Molba za mentorstvo — diplomski rad, Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore Jovanoviću,
student sam četvrte godine na studijskom programu Menadžment i pripremam prijavu teme diplomskog rada. Zanima me oblast digitalnog marketinga u malim preduzećima, konkretno veza između broja korišćenih kanala i poslovnih rezultata.
Da li biste imali mogućnosti da budete mentor? Ako je potrebno, mogu da dođem na konsultacije u terminu koji Vam odgovara.
S poštovanjem, Marko Petrović br. indeksa 2021/0123, Menadžment, četvrta godina
Ono što ovaj mejl radi dobro: kaže koja oblast, ne traži da mu se da tema.
Kako se bira mentor: kako izabrati mentora. Šta ide u samu prijavu teme: prijava teme diplomskog rada.
Primer: pitanje o temi
Ovo je mejl koji se piše pre nego što se počne sa pisanjem, i najviše štedi vreme.
Naslov: Sociologija — pitanje o temi seminarskog rada, Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore,
sa spiska tema izabrao sam „Uticaj društvenih mreža na slobodno vreme srednjoškolaca”.
Pre nego što počnem, molim Vas za potvrdu dve stvari: da li je prihvatljivo da rad ostane teorijski, bez sopstvenog istraživanja, i da li je period 2020–2025. dovoljno usko ograničenje za temu.
S poštovanjem, Marko Petrović, 2021/0123, grupa 4
Dva pitanja sa da/ne odgovorom dobijaju odgovor istog dana. „Da li je tema u redu?” obično ne dobija.
Ako ti je tema već odobrena pa hoćeš da je promeniš, to je drugi razgovor: promena teme seminarskog.
Primer: slanje rada
Naslov: Ekonomija — seminarski rad, Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore Jovanoviću,
u prilogu Vam šaljem seminarski rad iz Ekonomije na temu „Kretanje inflacije u Srbiji 2020–2025”.
S poštovanjem, Marko Petrović, 2021/0123, grupa 4
Kratko je dovoljno. Fajl u prilogu nosi tvoje ime i temu, ne „rad.docx” — kako imenovati i poslati fajlove. Ako fakultet ima sistem za predaju, mejl ne zamenjuje predaju: kako predati seminarski rad i predaja preko sistema.
Primer: slanje poglavlja mentoru
Naslov: Diplomski rad — drugo poglavlje, Marko Petrović
Poštovani profesore,
u prilogu je drugo poglavlje, dopunjeno sa pet novijih izvora prema Vašim primedbama.
Imam dve nedoumice: da li je podela u odeljku 2.3 previše detaljna i da li bi trebalo uključiti i uporedne podatke za region.
S poštovanjem, Marko Petrović
Dva konkretna pitanja dobijaju konkretan odgovor. „Molim Vas da pogledate” obično ne.
Kad šalješ drugu ili treću verziju, u naslov ide oznaka verzije i datum, da se u prepisci ne pomešaju: „Diplomski rad — druga verzija, 12. mart”.
Primer: molba za pomeranje roka
Naslov: Molba za pomeranje roka — seminarski rad, Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore,
rok za predaju seminarskog rada je 15. mart. Zbog bolesti u periodu od 1. do 10. marta nisam uspeo da završim rad u predviđenom roku, a lekarsko uverenje mogu da dostavim.
Molim Vas da mi odobrite predaju do 20. marta.
S poštovanjem, Marko Petrović, 2021/0123
Tri stvari koje ovaj mejl radi: navodi razlog, nudi dokaz, i traži konkretan novi rok.
Šalje se pre roka, ne posle. To je razlika između molbe i objašnjenja.
Primer: kašnjenje koje se već dogodilo
Ako je rok prošao, mejl se menja — ne traži se dozvola za nešto što se već desilo, nego se pita šta je i dalje moguće.
Naslov: Seminarski rad predat sa zakašnjenjem — Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore,
rok za predaju bio je 15. mart i nisam ga ispoštovao. Rad je završen i u prilogu je.
Svestan sam da kašnjenje može da utiče na ocenu i prihvatam to. Molim Vas samo da mi javite da li rad u ovom obliku još uvek možete da primite ili da ga prijavim u narednom roku.
S poštovanjem, Marko Petrović, 2021/0123
Ton je bez izgovora i bez dramatizacije. Rad ide u prilogu odmah — mejl u kom se najavljuje da će rad stići „za par dana” je drugo kašnjenje, ne rešenje prvog.
Primer: pitanje o oceni
Naslov: Pitanje o oceni seminarskog rada — Marko Petrović 2021/0123
Poštovani profesore,
dobio sam ocenu 7 na seminarskom radu iz Marketinga. Zanima me na kojim delovima bih mogao da popravim rad, kako bih to imao u vidu za naredne radove.
S poštovanjem, Marko Petrović, 2021/0123
Pitanje o tome šta se moglo bolje prolazi znatno bolje od dovođenja ocene u pitanje.
Šta ne ide u mejl
- Bez naslova ili sa naslovom „Pozdrav”
- Bez potpisa i broja indeksa
- Oslovljavanje sa „Zdravo” ili „Ćao”
- Emotikoni
- Pisanje malim slovima i bez interpunkcije
- Duga objašnjenja ličnih okolnosti bez potrebe
- Pitanje na koje odgovor piše u uputstvu
- Podsetnik poslat istog dana kad i prvi mejl
- Prilog koji nije priložen — proveri pre slanja, to je najčešći drugi mejl u nizu
Adresa, prilog i vreme
Piši sa fakultetske adrese, ako je imaš. Mejl sa adrese tipa mali_mika_995@… deluje neozbiljno i češće završi u neželjenoj pošti.
Prilog šalji kao jedan fajl, po pravilu PDF, osim ako je izričito traženo drugačije — Word dokument se na tuđem računaru ume raspasti. Ako je fajl veći od desetak megabajta, pošalji link umesto priloga.
Vreme slanja nije presudno, ali ne očekuj odgovor na mejl poslat u subotu uveče pre ponedeljka.
Ako nema odgovora
- Sačekaj nedelju dana
- Pošalji kratak podsetnik u istoj niti — ne novi mejl
- Dođi na konsultacije u objavljenom terminu
- Pitaj sekretara katedre kada profesor prima studente
Podsetnik:
Poštovani profesore, javljam se u vezi sa prethodnim mejlom od 3. marta. Razumem da ste zauzeti; javljam se za slučaj da je poruka promakla.
Kratko, bez prebacivanja.
Kad odgovor stigne
Na odgovor se odgovara, makar sa dve reči zahvale — tako profesor zna da je poruka stigla i da se primedbe primaju.
Ako je odgovor spisak zamerki, ne odgovaraj odmah ni odbrambeno. Pročitaj, odradi, pa se javi sa onim što je promenjeno. Kako se to radi po tačkama: rad vraćen na doradu i kako prepraviti vraćeni rad.